关于档案信息化建设提高工程档案管理效率.doc
张海鹏
摘 要：随着科学技术的不断发展，数字化信息化发展迅速，档案管理应逐渐实现信息化管理，满足经济社会发展需求。信息化是档案管理的最终方向，前加工、分析、分类和归类是高效利用档案信息的关键必须实现档案管理信息化，提高档案管理效率。因此，需转变和更新观念，不但加强档案信息化管理建设，不断完善档案信息化管理体系，加强和提高档案标准化、规范化和安全化管理建设和水平。
关键词：档案管理；信息化；建设；思考
引言
在普及互联网和信息化条件下，研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动规律，探索和建立基于信息化的管理理念、管理模式意义重大。信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。
1档案信息化的概念和意义
1.1档案信息化
档案信息化是指在档案行政管理部门规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处理、管理和提供利用的活动和过程。
1.2档案信息化的意义
传统档案多为纸质、胶片、棉质、木质和金属等材料作为介质保存，在馆藏过程中极易受阳光、潮湿、霉变、虫蛀、火灾等因素的影响，造成珍贵的档案损毁。即使保存得当，一些材质也有使用年限，会出现自然衰减终毁坏的规律。在传统档案管理模式下，档案工作主要是重保管轻利用，造成大量档案资料利用不便，而不能发挥其重要作用。随着计算机网络技术、现代信息加工技术等的应用，为档案信息化建设提供了良好的基础。加强档案信息资源建设，变传统管理方式为现代化管理方式，使档案管理和使用效率大幅提高，其还具有不受时间地域限制的实时更新优势，这些都使得档案信息的价值得到更大程度的发挥，同时在电子政务和办公自动化环境下，做好电子文件的形成、积累、归档、管理与利用，实现电子文件信息共享和电子文件长久保存，因而档案信息化建设对档案工作意义重大。
2档案信息化建设存在的主要弊端
2.1网络化建设的协调能力不足
现阶段，在针对网络化的实际建设中，特别是在资源共享和信息化，网络化建设上，我国还没有构造出一种有利、健全的管理体系，这正是由于在网络化建设过程中的协调能力不足的主要体现。现阶段档案信息之间的各大网站不集中，无法有效的保障各资源之间的共享，这就导致了大量的资源被浪费的现象。
2.2网境下信息安全问题
无论是档案信息网站还是联网从事档案工作的计算机，都有可能受到木马程序侵入、黑客攻击、计算机病毒等问题的威胁，原因可能是计算机操作系统存在漏洞、联网情况下没有使用网络防护安全措施、使用移动存储设备传播计算机病毒等。一旦信息数据被侵害，会出现档案信息或数据资料被窃取、销毁、篡改等损失。
2.3档案信息数据不完整
在进行档案信息整理收集的过程中，由于量大，加之时间过久，就会出现损坏，丢失，由于人为过失导致信息入档存在缺陷，导致信息在整体收集中就出现了不完整的现象，原始数据的丢失在日后的查询和使用中就会带来诸多的不便，从而在档案信息方面错在误差，真实性得不到有利的保障。
3档案信息化建设与档案管理的优化措施
3.1转变和更新观念
（1）树立现代化管理理念。档案管理必须紧跟时代发展与信息化发展的步伐。网络技术的发展使之成为获取知识的重要渠道，如档案管理依然沿袭和秉承传统管理理念，会影响档案管理工作质量。所以档案管理必须顺应科技发展要求，树立现代管理理念，合理运用相关科技设备和管理软件，推动档案信息化管理的进程。（2）树立档案信息社会服务化理念。档案管理的最终目的是实现档案信息化管理，树立档案信息社会服务化理念，采用信息化手段整理和储存档案数据资料，建立良性循环数据环境，为查询与统计分析档案信息提供快捷途径，提高档案信息化管理质量和水平，满足社会需求。
3.2加强档案管理的数字化资源共享建设
遵循“存量数字化，增量电子化”的发展策略，信息化档案管理建设期间，数字化资源共享平台的建立，将社会发展需要的参考信息以及数据等，发布在档案管理数据库平台中，便于社会群体或者部门直接查阅。科学合理的数据信息管理编制计划，强化档案管理的监督力度，为档案管理的顺利进行提供了保障。增加档案管理数字化，拓展档案管理数据整理范围，保证档案管理数据资源的多样化。
3.3完善企业档案信息化管理平台
传统纸质档案文件，由于受到现实条件制约，其档案管理流程显得比较繁琐，传统档案管理流程是制约着管理效率一个重要原因。建立信息化档案管理平台后，这个问题就可以解决，信息化档案管理是把整个工作流程一体化，使其效率提高。在信息化档案管理之中，我们需要利用互联网技术对档案收集和提取工作进行完善，减去一些不必要档案收集流程，优化剩下流程，大大提高了效率。在实践过程之中，相关工作人员完全可以将产生档案资料通过互联网传送给公司档案室，这样有利于档案室对资料收集，并且还可以为公司减少对档案室人力资源投资。
3.4加强科学规划建设水平
以科学发展观为重要基础，不断推进档案信息化建设的步伐，以此同时，还要注重对不同地区之间档案信息化建设程度进分析，对于一些建设存在问题的地区给予一定的帮扶，结合具体情况做出相应的有效的举措，缩小地区之间的差异，从而带动整体档案信息化建设的进度，实现共同发展。
3.5构建档案信息安全保障体系
要建立健全和完善档案信息安全保障体系，制定档案信息安全保障措施，确保档案信息的安全。信息安全保障体系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有预警、保护、检测、响应和恢复能力的综合性信息系统防护体系，目的是实现档案信息和管理系统的安全，确保档案信息的安全性，是保护信息化网络安全的最有效、最经济的措施。安全保障是檔案信息化管理重点考察的问题，提高安全水平要从优化信息系统开始，信息系统优化需要专业系统设计人员有效监控系统的安全性，及时为安全漏洞打补丁；要确保录入信息准确无误，防止重要信息在扫描或录入时发生交错偏差。只有按照规则和相关要求使用档案信息管理系统，才能确保档案信息化管理的安全性，保证密级档案安全。
3.6提高档案管理技术支持与资金保证
信息化建设下，对档案管理技术提出更严格的要求，积极完善档案管理中的技术支持，为其提供更充足的档案管理信息化建设资源，确保档案管理建设系统的稳定发展。同时增强档案管理信息技术基础，强化档案管理中访问权限的设置，提高档案管理信息的安全。完善档案信息化管理中基础设施的建设，建立档案信息化专项预算并对建设资金进行科学管理。
结束语
档案信息化管理是经济社会和科技发展的必然趋势和选择。在档案管理过程中，要树立信息化管理意识，提高档案信息化管理水平，规范管理行为，提高管理效率和管理质量。要加强档案管理的标准化、数字化、安全化建设，推进档案信息化管理建设，充分利用档案信息化管理，实现资源共享，适应经济社会发展的需要。
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