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荣晓东
摘 要：精细化管理是全新的管理方向，是立足于科学管理，精准，准确，严谨，细致的一种管理理念。行政管理的精细化改进实际上是一种特殊类型的管理形式。其主要目标是使办公室的行政工作水平得以全面提高。本文简述了办公室行政管理精细化的思路以及当前面临的问题，并在此基础上提出一些建议。
关键词：办公室行政；精细化管理；对策
引言
人力资源管理的一个重要部分就是优秀的精细化管理。办公室的精细化管理将是其未来发展的趋势和方向。对于办公室行政管理而言，采用精细化管理可以降低出差管理成本，发现行政管理问题并制定有效的策略来解决这些问题，继而更好地实施办公室行政管理。
1办公室行政管理精细化的思路
1.1对管理内容进行划分并细化
在许多单位中，办公室经常负责很多后勤和行政事务，并且大部分管理层专注于这两个方面，其他管理事情列入到这两方面当中。这是由于考虑到劳动力和成本的因素，但这使得管理层地位越来越分散和模糊，导致办事处日常工作缺乏指导，管理内容得不到衔接，变得更加无序和混乱。管理者是办公室行政管理的总管家，需要充分发挥其职位的主导作用，对每一项工作进行细化和量化的管理，但是现阶段还远未达到精细化管理。因此，如果希望办公室管理更加有序地实现管理目标，则必须对管理进行详细的细化控制。细化是为了使某些工作更有条理、更符合逻辑，根据事物的特点，合理安排工作的主次，继而为决策者提供更完整的信息。另外，精细化的管理还可以减少流水账的出现，以确保整个工作的合理分配，各级劳动的合理划分，从而大大提高了工作效率。同时，还应该对更详细的任务和工作进行测量，将工作需要花费的时间计算出来，进行量化，将量化评估与精细化管理相结合，代替传统的管理模式，从而可以量化所有工作，使工作管理更受控制。
1.2标准化与流程化
不仅可以规范和简化产品的生产过程，而且可以转变办公室管理的概念，使失调的工作更加规范化、标准化。随着现代管理观念的转变，越来越多的管理理念被所熟知，使办公室工作人员明确各部分的工作流程，减少无序性、盲目性，让所有的工作得到充分的衔接，建立一个更加科学、可靠的工作系统，使日常办公管理形成一个更加科学化的基于流程控制的管理系统，以便管理工作得到优化，朝着精细化管理迈进。
1.3对协同化意识进行强化
办公室是一个集体组织，每个组织都负责不同的工作内容，并要求在集体力量的帮助下实现办公室的精细化管理，显然只依靠一个人无法实现良好的管理的，合作可以使工作分工更加有序和高效，减少忙乱。例如，在发送和接收文件时，从分发到存档之中的每个环节都必须相互交流配合，以便使文件收发工作顺利精准的完成。因此，每个办公室员工都应该有一种合作协同意识，以提高管理的经济效益。监控其办公成本，同时要求员工具备一种成本控制的观念，能够在节省办公室开支以外更方便地进行管理。
2办公室行政管理精细化现存的问题
2.1有效的量化管理手段缺乏
随着办公室管理的精细化实施，缺乏有效的量化管理措施是影响管理有效性的主要因素。在办公室的日常管理中，没有具体量化的考核等方面的内容，行政管理中各项任务得不到有效分配，反过来又影响了管理。另外，员工工作考核的内容和实际工作内容在日常行政管理上存在一定差异，这将导致员工工作脱节。由于定量评估和行政管理工作在制定一些指标方面没有依据实际工作内容，影响了某些指标在工作中的实际实施。由于管理中没有科学有效的量化管理方法，导致精细化管理效率低下，从而造成办公室行政管理效率无法有效提高。
2.2精细化管理目标缺乏
在办公室行政管理中，有必要完善和明确精细化管理的目标。在办公室管理中，没有绩效考核体系，没有明确和精确的管理目标等，之后的管理会出现矛盾、相互推卸责任等问题。实施精细化行政管理过程中，如果管理目标不够明确，会影响和限制精细化管理的实施。办公室管理层没有明确的评估体系和管理目标，会影响管理职能的有效发挥，影响员工的工作效率，影响其责任感和归属感。目前，随着办公室的行政管理，缺乏完善的管理目标将影响精细化管理的顺利发展。
3实现办公室行政管理精细化的有效策略
3.1加强文化建设
经验丰富的管理人员通常了解下属的风格和特点，并且很清楚他们最容易遇到的问题。当前的领导管理者应该提倡放大抓小的概念，即从细节中展示管理成果，这对提高效益更有积极作用。“放大”是指管理团队的负责人，必须完全放开所有下属员工的责任范围内的所有工作。
3.2全面提高员工的素质
精细化管理的引入对员工的知识、心理和技能提出了更高的要求。事实上，精细化管理的本质更多的是对员工职业化的要求，通过提高员工工作的专业素质和专业技能，使之成为员工内化的工作习惯。因此，为了深入实现精细化管理，需要培养大量合格的专业人才，通过人才的专业化来实現管理流程的精细化、专业化和规范化。
3.3制度化管理的实施
要彻底实施办公室行政的精细化管理，提供一个制度保障。对于相关行政管理工作，如财务、服务、薪酬等，所有工作都将发展成一个完整的流程，以提供详细的工作项目的说明。为了更好地推进办公室行政精细化管理，有必要为其提供一个完整、细致、系统的制度，为精细化管理提供依据和保障。根据工作系统和工作流程，才能保证办公室行政工作的顺利开展。
3.4完善行政管理的评价体系建设
行政管理的内容主要分为上情下达和下情上达。因此，反馈效应是这个过程中的关键。为了避免甚至消除精细化管理工作的实际情况与计划情况有较大出入，必须依靠明确清晰、系统性的管理评估机制去保障精细化管理运行，如果采用周期评估的方式，奖励奖惩制度等，能够最大限度地调动员工的积极性和主动性。同时，应该注意的是，单位必须不断推进精确化管理，才能使管理更加有效。因此，也可以根据具体条件为员工进行培训，进行考核，以考核结果调动员工岗位，从而使更多的人才能够在更大的平台上得到发展。
3.5运用科学理论和方法指导推动实践工作
为推动办公室行政管理工作的科学化、精细化发展，必须以科学理论为指导，不断提高管理效能，管理层要认真学习和运用现代管理理论，掌握现代管理方法，拓展管理思路，运用更现代化的管理技术。例如，要不断改进管理方法，及时发现办公室工作中的问题和缺点，并针对性地进行优化改进；学习零差错管理方法，在办公室工作中坚持零差错标准，使工作质量和效率得到进一步提高。
结束语
办公室的工作内容繁多，责任重大。如果处理不当，可能会发生各种情况，甚至会严重影响后续工作的正常运行。办公室工作的特点决定了它应该走精细化、标准化，科学化的道路。同时，也应建立正式的文档接收、处理的标准化流程，并强调高品质意识，以全面提高行政管理工作的精细化程度。
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