数字化档案馆建设方案 个性化服务是数字档案馆生命之源-高校数字档...
郭亚楠
摘 要：随着我国信息化技术的迅速发展，各种先进的科学技术被应用到高校档案管理中，尤其是计算机技术、互联网技术及数据处理技术等现代化技术，使得高校档案管理的工作方式和方法出现了极大改变，给高校数字化档案馆的建设发展带来诸多便利。就目前来看，我国高校数字化档案馆的建设依旧存在缺陷问题，很难保证高校数字化档案馆建设的整体质量。鉴于此，本文就针对高校数字化档案馆建设中的问题进行深入分析，根据实际情况提出一些具体策略，希望能为高校数字化档案馆建设发展提供有效参考依据。
关键词：高校；数字化；档案馆；问题；策略
在信息化时代背景下，信息资源的开发及利用反映着国家的综合国力，对国家社会经济的发展起着至关重要的影响作用。开展数字化建设工作不仅能够提升我国的整体信息水平，也能够进一步提高我国人民的信息获取效率，为我国人民的生活生产提供更多的信息支持。而高校档案管理部门作为一个逐渐完善的信息服务机构，在进行档案管理工作的时候，也要加强对数字化档案馆建设工作的重视性，不断提高数字化档案馆的建设水平，使高校档案的信息服务水平得到有效提高，为高校档案事业的进步和发展提供有利基础。
1.高校数字化档案馆建设中的问题
1.1数字化档案意识问题
档案管理不仅可以为高校发展提供可靠的信息依据，对高校管理的科学规划也有着较大的指导作用，需要将其归纳于高校管理的整体规划，使档案管理在高校管理中的地位得到有效提升[1]。就目前来看，我国许多高校对数字化档案馆建设缺乏全面、客观的认识，没有深刻理解数字化档案馆建设对高校管理的促进作用，没有将数字化档案馆建设问题归纳于制度化、规范化范围，导致高校档案管理依旧停留在传统的管理模式上，整个数字化档案馆的建设力度较低，很难实现高校数字化档案馆的建设目标。
1.2档案信息资源过于分散
随着数字化技术被应用到高校管理工作中，大多数高校都已经形成了自动化的办公模式，在高校管理、科研及教学等各项工作中产生了大量的电子资料，且这些无序、分散的档案资源很难融入到学校自动化办公系统中，档案管理系统和自动化办公系统之间缺乏有效对接，导致高校档案的收集难度逐渐提升，严重影响了高校数字化档案馆的建设发展[2]。在这种情况下，想要促进高校数字化档案馆建设工作的顺利进行，就必须要及时利用筛选、融合及重组等手段，建立一个高效、便捷的资源系统，为高校数字化档案馆建设提供有利条件。
1.3数字化档案馆建的资金投入不足
在高校数字化档案馆的建设过程中，需要及时配备好扫描仪、计算机等现代化设备，根据数字化档案馆建设的需求进行档案管理软件的开发或购买，使高校数字化档案馆的建设工作得以顺利进行[3]。但是这些基础条件的配备和完善，势必要耗费大量的资金及其他资源，尤其在档案管理软件方面的投入具有一定的长期性，需要根据高校数字化档案馆的建设需求，对档案管理软件进行优化和更新，导致高校对数字化档案馆的建设存在颇多顾虑，不愿将过多的资金投入到档案管理系统的建设上，严重阻碍了高校数字化档案馆的建设发展。
2.高校数字化档案馆建设的具体策略
2.1强化数字化档案管理意识
为促进高校數字化档案馆建设的顺利开展，应积极强化高校领导层和管理层的数字化档案管理意识，充分认识到数字化档案馆建设对高校管理的影响作用，使高校数字化档案管理水平得到有效提高[4]。同时，高校应及时将档案工作纳入高校管理的规划中，将数字化档案馆建设问题纳入制度化和规范化范围中，使高校数字化档案馆建设更具有合理性、科学性及可行性，有效提升高校数字化档案馆的建设水平。此外，高校对数字化档案馆的建设不能停留于表面形式，而是要做出实际行动，摒弃以往“重档案工作，轻档案建设”的管理观念，使高校数字化档案的质量得到有效提高，进一步完善高校数字化档案的服务功能，为高校数字化档案馆建设的持续发展奠定良好基础。
2.2增加对数字化档案馆建设的资金投入
资金是支撑高校数字化档案馆建设顺利进行的重要基础，想要实现高校数字化档案馆建设的目标，就必须要根据数字化档案馆的建设情况，合理增加资金投入，使高校数字化档案馆的建设得以顺利开展。由于高校对高校数字化档案馆的建设投入比较有限，仅仅依靠校内资金无法支撑高校数字化档案馆建设的进步和发展，若是盲目耗费资金在高校数字化档案馆的建设上，势必会影响到高校的正常运转，为此就要考虑利用其他途径筹集资金。比如基金、个人及社会的赞助等等，并做好项目的申请立项工作，尽量争取更广泛的支持，从而为高校数字化档案馆的建设提供有利条件，有效促进高校数字化档案馆建设工作的顺利进行。
2.3加强基础设施的建设力度
在进行高校数字化档案馆的建设过程中，应加强对基础设施建设的重视性，不断提高对基础设施的建设力度，尤其对计算机设备、网络通讯设备及信息处理设备等必要设施要着重考虑，有效满足高校数字化档案管理工作的各项需求。同时，应积极建立一个系统、完整的数字化档案库，对传统的纸质档案进行数字化转换，将其以不同类型、不同时期及不同用途存储到数字化档案库中，并做好数字化档案库的资源更新，使数字化档案库的内容更加丰富详实，使不同用户的多样化需求得到有效满足[5]。此外，为提高数字化档案的利用率，应及时完善信息检索功能，既要实现良好的分类查询功能，也要实现相关要素的查询功能，使数字化档案库的检索效率和检索范围得到有效提高。
2.4加强人才的培养力度
高校数字化档案馆建设具有一定的复杂性、专业性和技术性，相关工作人员必须要具备较高的知识水平和技能水平，才能够更好的胜任这项工作，使高校数字化档案馆的建设更加效率、准确和快速，有效避免了人为失误造成的高校数字化档案馆建设问题。就目前来看，在进行数字化档案馆的建设过程中，工作人员必须要掌握一些必要的计算机技术、网络技术及信息检索技术，且根据数字化档案馆的建设需求，也要掌握一些其他的理论知识和技能。因此，高校应积极加强对人才培养的力度，不断优化档案工作人员的知识结构，重视对档案工作人员的知识更新和继续教育，并科学引进现代化、复合型的优秀人才，实施科学的人才选用制度，做到人尽其才、才尽其用，为高校数字化档案馆建设提供可靠的人力支持，有效促进高校数字化档案馆建设的进步和发展。
综上所述，为解决高校数字化档案馆建设中存在的问题，使高校数字化档案馆的建设水平得到有效提高，应积极强化数字化档案管理意识，增加对数字化档案馆建设的资金投入，加强基础设施的建设力度，加强人才的培养力度，从多方面促进高校数字化档案馆建设的顺利进行，使高校档案管理工作的整体水平得到有效提高。
参考文献：
[1]刘熙桥.高校数字化档案馆建设中存在的问题及改进策略探析[J].中国管理信息化，2017，20（18）：163-164.
[2]李梅.高校数字化档案馆建设存在的问题及优化建议[J].人力资源管理，2017（04）：181-182.
[3]李海瑛.高校数字档案馆建设中存在的问题与对策研究[J].兰台世界，2016（10）：7-8.
[4]沈跃.关于高校数字化档案馆建设的思考[J].档案时空，2015（06）：35-37.
[5]赵红，姬晓鹏.高校档案馆数字化建设中的问题及对策[J].城建档案，2012（01）：60-61.
