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刘秀环
摘要：综合办公室是企业或单位的中枢管理部门，起到外部接待和内部沟通衔接的重要作用，保障各部门的正常运转。综合办公室的责任重大，任何事物如果处理不到位都有可能影响企业各部门的运转效率，推进综合办公室实现精细化管理，有助于规范企业发展，提升市场环境下的竞争力。
关键词：综合办公室；精细化；管理
1 综合办公室工作精细化管理的必要性
办公室工作之所以需要进行精细化管理，则是根据工作特点决定的，以下将对管理必要性进行分析。
1.1 工作内容繁琐
办公室工作综合性强，不存在规律，因此管理起来比较麻烦。很多工作内容没有计划性，如果在管理阶段不适当进行精细化管理，则会出现丢三落四或者事务工作一团乱的现象。在具体管理阶段进行精细化管理，保证工作急缓有序，进而能将具体工作安排的井井有条，实现有序化管理。
1.2 工作准备多
企业在管理阶段，涉及到很多基础性工作，需要工作人员一起完成。在一定程度上办公室管理人员起到参谋作用，要提前对准备工作进行了解和分析，办公室人员所做准备性工作或是给出的参谋意见必须全面而且要准确无误，这样才有利于领导做出正确的决策。参谋工作对意见有一定的要求，要从精细处入手，办公室人员要了解企业内部发展情况，做好資料的收集、整理和分析工作，为领导提供决策性指导方案。
1.3 办公服务标准繁杂
办公室工作以服务性为主，能为决策层服务，为企业各个部门提供意见。采用精细化管理措施，能实现不同部门间的协调发展，办公室在企业内和各个部门都需要进行互动和交流，如果一项工作需要几个部门共同完成时，办公室需要充当联络和协调的作用，完成领导命令的工作后，做好预后检查和反馈工作，避免出现工作失误的现象。
2 综合办公室工作精细化管理的难点
2.1 岗位职责不明确
一些企业的办公室设置的岗位比较多，这些岗位并没有明确具体的职责，有的时候工作交叉重叠，有的时候一些工作没人做，员工之间互相推诿，工作效率低下。一些企业的办公室管理中虽然有岗位职责的相关内容，但是由于实施不严格，致使很多人工作目标不明确，2.2 精细化管理认识不足
精细化管理并不是一个新鲜的概念，早在上世纪50年代就已经提出，并且实践已经证明了它的科学性。但是在我国很多企业的办公室工作中，却并没有发挥精细化管理应有的作用。有些企业的办公室人员根本就不知道精细化管理的概念，就根本不用提精细化管理的实施了。有些企业办公室工作人员虽然明白精细化管理的意义，但是由于工作懈怠，并没有在工作中实施精细化管理。有些企业虽然明确了精细化管理的内容，但是由于工作人员缺乏精细化意识，影响了精细化理念的推行和贯彻，影响了企业办公的质量。
2.3 办公室管理制度不完善
一个企业的良好发展，离不开一个科学高效的办公室工作团队，一个优秀的办公室工作团队，离不开一个完善的办公室管理制度。办公室工作内容繁琐，要求工作人员必须有耐心和责任心，这个时候一个完善的管理制度，有助于工作人员责任心的提升。但是，许多企业的办公室管理制度不完善，有的疏于管理，有的过于依赖传统式的经验管理，一旦遇到棘手的事情，办公室人员很难应付，忙起来毫无头绪，工作杂乱无章，根本就发挥不了自己应有的岗位作用。
3 综合办公室的精细化管理措施
综合办公室精细化管理，简要来说，就是岗位责任和工作内容的精细化分工，在细化的过程中应对不同的职位和职责制定相应的要求和标准，严格执行绩效考核制度，推动综合办公室实现精细化管理。
3.1 提升管理理念和责任意识
综合办公室是企业重要的中枢神经，涉及的工作责任重大且繁杂，需要精细化的管理理念和方式，提高服务意识和员工的责任意识才能确保各项工作顺利、无误地运行。精细化管理需要将办公室职能从传统的被动服务形式更改为主动服务，不仅服务好各级领导，同时还需要处理基层各部门的关系，增强责任意识，本着严谨负责的态度，确保各项事务准确无误。
3.2 简化办公流程
经营规模和领域繁杂的企业，其内部组织结构必定庞大，作为企业的综合办公室需要同时具备行政管理、人事、财务、对外宣传等多项职能和功能，是系统而复杂的管理部门。综合办公室的日常工作量巨大，内容繁杂，推进精细化管理方式、简化办公室流程，梳理日常事务的繁杂程度使其清晰明了，同时将整体目标进行阶段性划分，细化到具体负责人进行任务分解，促进完成办公室整体工作任务，这样能够有效避免发生杂乱无序的状况，保障事务处理的完整性。
3.3 公文处理能力
企业综合办公室的基本技能――公文的书写和处理能力必不可少，在日常的工作中调查研究报告、撰写文稿、提供数据信息等都需要良好的写作能力和公文处理能力。精细化管理要求办公室人员必须具备和掌握各种公文相关的写作理论和规划，并且熟识公文处理各个环节的注意事项，主动向经验丰富的人员请教和确认，保证公文语言组织的合理性和准确性，言简意赅、清晰明了，保证正式决策的顺利传达到位。企业综合办公室对于公文的处理需要建立完善的公文传阅登记制度，针对公文的传阅实行登记和跟踪，详细记录文件编号、送阅或审批部门、接收人及时间、退回时间及其他相关备注信息，避免公文正在传阅过程中出现丢失或积压的情况。注意公文传阅的督办，提升公文流转速度，从而有效提高办公效率和办公室精细化管理水平。利用现代化管理软件对公文进行精细化管理，提升办公效率，在交接过程中需严格检查文件的数量和质量，确保其数据符合目录所列，并详细记录公文交接等手续。注重公文归档和保密工作的处理，精细化管理审批、传阅、完结、归档、涉密等文件，确保各项文件资料安全、完整，并交由档案管理室进行备案。
3.4 决策依据的确定
综合办公室通过精细化管理掌握企业内外部各项经营信息和数据，为管理层提供有效的决策依据，保障企业正常有序的管理和经营。精细化管理将各项工作细化为若干任务，依据管辖范围直接分配给相关负责人，明确岗位职责和任务，并安排相应的办公室员工实时跟进状态，及时回馈确保解决对策方向性无误，任务顺利完成。
3.5 工作效率的提升
众所周知，综合办公室的工作内容繁杂，因此难免会在具体事务上出现疏漏，工作职能和流程上出现不清晰和混乱的情况。对办公室各项工作任务进行精细化划分，提升办公室各项工作效率。同时注意完善和健全办公室工作流程、明确岗位职能、量化工作绩效考核等内容，有助于企业核心竞争力的提升。
3.6 外事事务的处理
外事事务是综合办公室重要工作职能之一，是企业与外界的官方对话窗口。精细化管理不仅要应对各领导层或上下级之间工作联系和往来，同样需要处理好外事关系，使企业始终保持在和谐融洽的企业氛围中。
4 结语
现代企业的发展离不开科学的管理理念，精细化管理作为一种科学高效的管理方式，是企业办公室管理的发展趋势。因此，企业必须高度重视办公室工作的精细化管理，提高管理意识，明确员工的责任意识，切实提高办公室的精细化管理水平，促进企业的健康可持续发展。
参考文献：
[1]刘恩龄.办公室工作精细化管理难点和对策分析[J].现代商贸工业，2011（04）.
[2]徐静.综合办公室的精细化管理探析[J].现代企业文化，2015（07）：83.
