浅析干部人事档案管理的信息化建设.doc
高丽莉
摘 要：干部人事档案是一个单位档案系统的重要组成部分，对于单位干部队伍建设与人才质量提升等都具有巨大的推动作用，应该引起足够重视。现实的情况是，干部人事档案管理的作用发挥远远不够，影响了干部人事档案管理的改革创新，也影响了干部人事档案管理的效能发挥，还影响了一个单位人才队伍的建设。如何将干部人事档案管理与人才队伍建设、单位发展结合起来，成为当今干部人事档案管理走出新局面的重要课题。学术界往往对干部人事档案管理的档案作用研究较多，对其人才建设作用研究不够。因此，研究如何开发干部人事档案管理的人才建设作用具有十分重要的现实意义与一定的现实价值。
关键词：人事档案管理；人才建设；开发措施
人事档案是记录一个人的工作经历、思想品德、学识水平以及业务能力等诸多方面的人事资料记录，其不仅能够将个人成长历程以及每一个岗位的工作风貌给充分反映出来，还是评价、聘用干部的重要依据。在组织人事管理工作中，人事档案管理工作是不可或缺的重要组成，是记录人才管理工作、干部工作的最基础环节和必不可少的环节，直接影响到人才管理工作的顺利开展。新时期，只有不断强化人事档案管理工作，方可以更好的选聘干部和规范干部作风，促使人事管理更加的科学。因此，在新时期做好干部人事档案管理工作具有十分重要的意义。
1.干部人事档案管理的人才建设价值分析
1.1干部人事档案管理对人才建设具有倒逼督导作用
干部人事档案管理过程中，会对干部成长过程有一个定期性的考核与督导，这种考核与督导会促使干部队伍注重自身成长发展、注重及时纠正自己的错误，自然会对单位的人才建设形成一种很好的倒逼督导效应。
1.2干部人事档案管理对人才建设具有引领促进作用
干部人事档案管理过程中，不仅仅会对干部队伍成长过程的各种情形进行跟踪，提出了其成长中的问题，而且还能以现代人才观来创新干部人事档案管理，从人才的现代化发展角度提出干部队伍成长应该坚持从哪些方面着手，应注意什么事项，从而能够发挥对人才队伍建设的高屋建瓴的引领指导作用。
1.3干部人事档案管理对人才建设具有服务作用
干部人事档案管理不仅仅是管理，更多的还应该是服务人才队伍建设与一个单位的发展。随着现代服务社会的发展，干部人事档案管理的服务理念会日益增强，能够通过人事档案完善的过程不断为人才学历学位提升、职称职务晋升、教学科研的成长等方面提供更多更好的服务，能够为人才建设的规划提供一手的信息与资料，因此干部人事档案管理能够为一个单位人才建设的各个环节提供一定服务。
2.人事档案材料收集与整理工作的原则
2.1主动收集
干部人事档案管理部门应当建立联系制度，应密切注意单位人事档案材料产生的信息，主动争得各部门的工作配合，对应收集归档的材料要做到应收尽收、及时归档。建立一定的上交制度，避免材料形成时间过长，未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。
2.2材料鉴定
干部人事档案在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。材料形成要规范准确，真实有效。归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。凡需内容不实，字迹不清，不能反映干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料，不能归入档案。
2.3档案材料分类准确，编排有序
高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关。对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，切实做到整齐划一，特别对折皱、破损的材料进行裱糊。通过以上整理，使每卷档案达到完整、精练、真实、条理、方便利用，对应归档的材料，要进行逐份登记归档。
3.干部人事档案管理开发利用策略
3.1提高对干部人事档案管理工作的重视
由于单位以及相关部门对干部人事档案管理工作重视程度影响着工作质量与工作方向，因此在政治制度不断完善的背景下，档案单位管理人员应提高对干部人事档案管理工作的重视，一方面，在思想上，有关单位各级领导应重新审视干部人事档案存在的必要性与重要作用，认识到人事档案管理对社会发展产生的积极影响，进而在思想指导下做好管理人员人事调动、工作安排、工资调整工作，促使干部人事档案管理人员可以在单位领导的重视下，积极完成档案管理工作。另一方面，档案管理单位也应增加在管理过程中所投入的人力与资金，及时更新档案管理工作中需要使用的电子设备以及相关基础设施，保证档案管理工作可以在技术设备的支持下顺利完成。
3.2制定细致管理制度，规范档案交接工作
基于现阶段干部人事档案管理工作在交接过程中还存在着众多不足，档案管理单位要想提升管理质量与管理有效性，就必须从不足入手，通过制定更为细致的管理制度，使得档案交接工作更为规范。第一，明确交接人员责任与义务，重点规范在交接过程中应交接的内容，让每一名交接人员都能够基于细致管理制度以及相关管理细则做好交接内容准备工作，在分条核对的基础上，保证交接档案的全面性与真实性。第二，档案管理单位领导人员应积极参与到档案交接过程中，做好监督与管理工作，及时发现在干部人事档案交接过程中所存在的不足，并在确定交接准确无误后，对交接内容进行署名，落实责任到人制度。
3.3建立健全各项制度，确保干部人事档案的归档率
收集与整理人事档案材料是人事档案工作的基础。为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求，应建立健全相关规章制度，以制度的形式保障工作落实到位。干部人事档案的流失，在很大程度上是因为归档不及时。要制定专门的干部人事档案归档制度，要在适当的时间统一进行清理、催收，以保证人事干部档案材料的归档率达到100%。
3.4提高档案管理人员的专业素质
档案管理人员的业务素质和管理水平直接影響着人事档案的管理效果。人事档案工作具有很强的专业性。从事干部档案管理工作，要不断学习人事工作及档案工作方面的新政策、新知识、新技术，这就要求档案人员要有一定的学习能力，才能准确领会、掌握和运用相关知识及理论指导。因此，部门对此类工作人员应经常性的安排专业技能培训课，以提高档案管理人员的专业知识及信息化技能。
3.5完善人事档案信息化管理制度
人事档案信息化管理，对提高档案管理工作效率意义重大。档案管理工作人员需完整地将干部档案信息录入到信息管理系统中去，核对好档案信息的完整性，此外，随着干部工作状况的改变，需根据干部人事档案的纸质资料及时更新，不断充实干部的档案资料。实现人事档案信息的规范化管理，提高工作效率。
结束语
综上所述，干部人事档案工作是国家档案事业的重要组成部分，是在组织人事管理活动中形成并体现了干部工作状况、德才表现等的原始记录。对招聘、选任人才等诸多方面一直发挥着不可替代的作用。在新时期下，各级单位需要结合实际情况，对干部人事档案工作体系逐步健全和完善，给予足够的重视，以便对干部人事档案资料更加及时、准确的掌握，更好的服务于干部管理工作，促进中国特色社会主义事业的顺利发展。
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