试析提高办公室综合管理水平的有效途径.doc
冯骥
摘 要：为了适应社会快节奏的发展，各个企业也在不断的寻求进步，企业办公室的管理水平也在不断的提升，其管理模式也从传统的抄写模式转变为信息化的自主模式。办公室综合管理水平的提升对企业的发展具有十分重要的意义。本文首先阐述了办公室综合管理水平的提升对企业发展的意义，然后分析了当前办公室管理中存在的问题，最后给出了提升办公室综合管理水平与效率的有效途径，以供相关工作人员参考。
关键词：办公室；综合管理；有效途径
引言
随着市场经济的迅速发展，企业所面临的竞争和发展问题也愈来愈突出，快速提升办公室综合管理的水平，对企业的发展也越来越具有十分重要的作用。因此企业要想在行业内脱颖而出，成为行业的“领头羊”，就必须探索能够提升办公室综合管理水平的途径，利用有限的人力资源完成企业的各项事务，使企业能够健康、稳定的运转。
1提高办公室综合管理水平实际意义
只有保证企业的基本工作措施，才能为企业的发展奠定坚实的基础，从而实现长远的发展。办公室对企业来说具有上下协调联通和润滑及调和作用，是上层领导管理层与下层职员之间的沟通媒介，是一个信息和数据的中转传达的机构，也是整个单位运营的枢纽和调度控制中心，对整个企业的发展具有十分重要的作用。
2办公室综合管理中的问题
目前，很多企业尤其是国有企业的办公室综合管理还存在不少问题（如图1），以下将从三方面进行分析。
2.1管理思想僵化
企业在长期的发展过程中，受到社会、人文环境的影响，已经逐渐的形成一种管理模式。随着企业的发展，此种传统模式已经不能适应现代企业办公室综合管理的需要。传统管理模式在开展具体工作的时候，经常存在守旧和僵化的思想，部分企业为了彰显自我，经常在实际工作中制定一些不顾现实情况，脱离实际的目标，导致目标实现过程太难，甚至为成完任务弄虚作假。这样的目标不仅对工作人员的热情和积极性是一种严重的打击，而且很大程度上浪费了企业的人力物力。还有一部分企业制定的企业目标过于宽松，在很短的时间内完全可以完成，却规划了很长的时间，这样也养成了工作人员的“拖延症”，使其工作效率严重下降，长期如此不利于企业的发展。
2.2传递信息效率低
在办公室综合管理中，传递信息有时需要一层层的向下传递。传统的信息传递方式是利用书面材料的形式从一个部门传递给另一个部门，这不仅浪费了时间，还使得信息的准确性和时效性得不到保证。同时，在上下级之间进行信息传递的时候，需要设置一些专门筛选人员，这样不仅会浪费一些人力，还会浪费很多的时间，导致信息传递效率严重下降。
2.3管理体制落后
传统的办公室管理体制已经不能适应现代企业的发展，有些企业在落实管理的时候，只是循规蹈矩，没有与时俱进，致使工作人员无法全面开展工作，并且无法有效处理一些新生事务，对综合管理效率产生了严重的影响。因此企业在与时俱进的过程中一定要创新管理体制。根据企业的实际发展情况，制定相应的管理体制，切实的提升办公室的综合管理水平。
3提高办公室综合管理水平的有效途径
3.1构建有效体制规范日常工作
在开展办公日常工作时，企业一定要重视管理体制的建设，加强对日常工作的规范，有效的提升办公室的综合管理水平。企业可以从以下几方面着手：第一，构建有效的会议体制。会议是企业日常工作必不可少的一种交流沟通形式。定期与不定期会议的召开，能够充分的反应办公室工作人员的工作状态与工作任务的完成情况，这样的会议也不一定要坐在一起面对面，可以通过手机和网络约定好时间和议题，这样可以充分利用时间和空间，进而提升效率。因此企业一定要构建有效的会议体制，摒弃传统会议模式内容空泛、灵活性差的缺点，结合企业实际的发展情况，改善会议的内容，在确保会议精神有效传达的情况下缩短会议的时间，从而有效的提升办公室综合管理水平；第二，构建有效的沟通体制。因此企业在开展具体工作的时候，可以首先利用网络平台为工作人员布置任务，在任务具体执行的时候，利用手机短信提醒相关工作人员，实现各层级之间的有效交流沟通，提高信息的传递效率，保证工作任务能够按时按量的完成，從而促进办公室综合管理水平与效率的提高。
3.2加强人力资源管理落实以人为本原则
在办公室综合管理的过程中，企业一定要加强人力资源的管理，明确人力资源管理对企业发展的重要性，落实以人为本的管理原则，促进办公室各项工作的全面展开。人性化的管理理念也是开展办公室人力资源工作的基础。企业可以从以下两方面进行人力资源的管理工作：第一，加强对办公室工作人员的人文关怀。相关管理人员要加强对办公室工作人员的生活和工作的关注力度，改善办公室的工作氛围，使员工在轻松和谐的环境中开展工作，不断调动其工作热情和积极性，实现办公室工作的全面落实；第二构建有效的奖惩体制。从工作人员自身角度考虑，以工作人员利益为标准，明确工作人员的工作目标，严格落实奖惩体制。针对奖惩体制的构建而言，一定要加强人性化的考虑，合理奖励与惩罚工作人员，促进工作人员工作热情的调动。企业在构建体制之前，必须对办公室的实际情况加以了解，使得体制能够切实的发挥其效用，提升工作人员的工作效率和质量，从而提高办公室综合管理的水平与效率。
3.3强调风险管理重视监督作用
办公室综合管理工作涉及的内容很多，所以其在日常工作中面临的问题也比较多，存在一定的工作风险。为了提升办公室的综合管理效率，避免工作风险的发生，企业就要强化风险管理，全面落实责任制，重视监督工作的落实，保证工作人员在规定时间内可以完成相关工作，提升工作效率，促进工作任务的全面落实，为企业的发展奠定坚实的基础。通过管理工作效率的提高，可以明确任务分配，保证各部门与人员之间的有效配合，在规定的时间内完成相关的工作内容，达到预期的发展目标；对企业的纵向发展而言，通过任务的层层落实，使得每一层的每一个工作人员都有属于自己的工作目标，实现了企业整体发展的统一性和高效性，有效的促进了办公室综合管理水平与效率的提高。
结束语
为了适应现代社会快速的发展节奏，企业必须提升办公室的综合管理水平，为企业的发展提供有利的保障。从目前的情况看来，企业的办公室综合管理还存在一定的问题尚待解决，企业应通过构建有效体制，规范日常工作；加强人力资源管理，落实以人为本原则；强调风险管理，重视监督作用等几方面全面提高办公室综合管理水平，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。
参考文献：
[1]陈少军.实现办公室工作科学化，不断提高综合管理水平[J].人才资源开发，2016（10）：148.
[2]麻雨欣.浅析提高办公室综合管理水平的有效途径[J].改革与开放，2016（14）：122+124.
