...公司 公司召开办公室管理提升活动暨档案 信息化管理工作会
刘儒聃
摘 要：在铁路运输企业办公室具有重要的作用和地位，当代社会已进入信息时代，铁路改革发展不断深化，办公室的作用就逐渐凸显出来了，通过对铁路方面的企业办公室管理进行研究可以发现其中的不足，并且找到应对措施。
关键词：铁路运输 办公室管理 效能探析 办公自动化
中图分类号：TU725 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）07（a）-0184-02
在铁路运输企业中办公室的管理是其中重要的一部分，办公室的工作需要一套良好的管理和运行体制，铁路企业正面临着改革，办公室的管理也被纳入铁路改革计划之列，对办公室进行有效的管理可以提升工作效能，对办公室的工作质量具有促进作用。
1 铁路运输企业办公室管理效能概述
1.1 办公室管理及效能的概念
在管理学中，办公室管理是指在办公室工作中的所有具体表现，办公室管理需要预先的计划，经过具体实施进行组织，然后控制利用各种有效的能源，进而实现预定的目标。通常指的活动的整个过程就是办公室管理，按照领导的相关指示，组织相关的工作人员完成工作的目标，在管理对象上包含人、物和财，其本质就是要协调整个办公室的成员或者是相关的群体。
在铁路运输部门实行办公室管理，可以预先建立相关的工作部门。在铁路运输企业办公室的管理当中，具体的职能有参谋、协调、督导和服务，这些职能可以帮助上级领导完成日常复杂的工作，可以建立上下级和相关部门的协调机制。现今，铁路运输企业正在由生产型向经营型转变，办公室的管理效能正在逐步加强，通过制定相关的规章制度可以约束各级领导和工作人员的日常行为，逐渐形成较为完善的管理体系[1]。
1.2 办公室工作职能及特点
主要职能：助手参谋，办公室应该具备帮助上级领导解决事物的能力，担任领导的参谋助手，为领导的工作提供辅助性的帮助。在为领导出谋划策的时候应该做以下几点工作：首先，搜集并且整理领导所需的资料和信息，向领导反应实际情况；其次，结合工作的重点，组织相关部门开展重点工作的调研工作，在基层单位获得第一手资料；然后，按照领导的要求，将重要文件和相关政策的文案起草出来，然后下发到各个单位执行；最后，对工作中出现的问题，提出针对性的意见与建议。
协调综合，要先把握整个工作的全局性，将党和国家的利益放在第一位，树立整体观和大局观。面对重大问题和相关的细节问题，要为领导和企业出谋划策，讲究原则性协调各个部门的工作。面对具体问题要仔细分析，按照规章制度办事，在工作中主动地承担责任。
检查监督，在基层单位，办公室组织检查工作可以促进铁路的政策和规章制度全面落实，定期现场调研可以检查工作的落实情况。建立专门的督办机构可以推进工作的速度，对基层单位中存在的问题也可以尽快了解，监督问题尽快解决。
服务职能，办公室是铁路部门最重要的服务部门，可以对领导进行多方位的服务，协助领导制定相关的规章制度，安排部署工作，为领导的工作开创新的局面。为机关的各个部门和基层群众提供心贴心的服务。
主要特点：（1）政治性结合事务性。铁路运输企业是国有的特大型企业，铁路企业的管理好坏影响着国家发展和民生，因此铁路办公室具有政治性的特点。就办公室的本身工作，又具有事务性特点，二者的相互融合决定着铁路办公室工作的主要内容。在政治思想的指导之下进行事务性的工作安排，处理大事要认真严密，处理小事要细致谨慎。
（2）综合性结合专业性。在办公室中，各个职能部门的工作都可以反映出来，企业经营管理等问题也可以通过办公室进行反映，办公室可以掌握综合情况，这就决定了办公室具有综合性的特点，专业性体现在铁路的各个部门都要掌握相关的基本知识，为办公、办事提供服务。二者的结合可以使办公室的工作人员尽快掌握铁路部门运作的规律[2]。
2 办公室管理现状及影响因素
2.1 管理现状
现今的铁路办公室管理主要是受局长、党委书记或处长、党支部书记的领导，承担着协调各个部门的责任，对各个部门的行动进行监督，对相关领导和会议作出批示，将执行任务过程中遇到的问题收集起来，然后进行全面的分析，之后提出针对性的意见，为领导的决策提供服务。
在基层单位的管理结构之中，办公室主任是主要责任人，负责具体的工作。现今的管理模式利弊兼备。有利的一面是主人可以直接下达命令，能够提高工作的效能；不利的一面是一定程度上影响了办公室领导人的参与政务的精力，对办公室主任的日常工作产生了阻碍。
2.2 影响因素
责任心问题，铁路运输企业办公室主要的工作就是提供服务，工作比较琐碎，服务的对象较为广泛，最常见的工作就是跑腿打杂，没有一定的技术含量。办公室人员对于自己的工作没有清醒的认识，一些工作人员缺乏责任心，期盼着升职加薪而不勤勤恳恳的工作[3]。
铁路运输企业的办公室部门不善于培养年轻骨干，不注重业务能力的培养。办公室的工作人员经常处于流动状态，有时甚至出现未培训就上岗的现象，弱化了办公室的管理能效。
缺乏创新问题，在市场的激烈竞争之下，铁路正逐步走向现代化、国际化，办公室系统作为协调部门却缺乏创新精神，面对瞬息万变的经济时代，办公室不能够适应改革的新形式就会影响工作效能。
制度问题，在新形势下，铁路正在进入深化改革之中，办公室的日常业务也在不断变化，在管理工作能够当中没有健全的制度就会使工作得不到有利的进展，分工不明确、职能定位不明确、内部体系的制度不健全等问题都是制度的细节，细节不完善，整体问题就得不到解决[4]。
办公自动化技术运用较为落后，目前办公自动化技术发展日益成熟，但铁路办公网与市面上优秀的OA办公系统相比在各方面都存在较大差距，尤其对于大部分铁路站段等基层处级单位，办公自动化技术仅应用与文件传输和运输信息查询方面，大量工作还采用传统纸媒的办公模式；并且铁路系统对信息的安全和保密性要求较高，按照规定大量文件严禁通过互联网、、QQ方式传递。传统的办公方式容易造成信息无法及时共享、充分利用、有序储存，文件数据丢失、泄露、查找不便，工作拖延、错办、推诿，部门间沟通不畅工作脱节等情况发生，严重影响办公室工作效能。
3 提高办公室管理效能的措施
3.1 强化责任感
办公室人员要认清工作的形式，加强自身的责任感，面对各种任务时要积极参与决策，主动落实本职工作，督促各个部门按照领导要求开展工作。
3.2 加入创新元素
通过学習新的知识开展创新工作，建立学习交流机制，科学地完善工作流程，打造学习型办公室文化，敦促工作人员投入到学习中来。将理论与实践结合起来，提高管理效能。
3.3 健全管理制度
建立健全调研制度、督察督办等制度，将政务信息进行归纳整理，安排制定值班表，面对突发事件尽快采取应急制度，经过充分地调查研究制定相关的制度，采取可操作性运作模式，将制度落实[5]。
3.4 改进办公自动化系统
根据铁路基层办公实际情况结合先进先进技术改进铁路办公系统，建立用户识别及权限、文档管理、职工信息、培训教育、规章制度、工作流程、督查督办等模块，真正实现办公室现代化工作，使铁路基层办公室人员摆脱繁杂重复的事务性工作，将更多的精力投入到更有价值的工作中去，更好地发挥办公室的主要职能，优化信息管理，强化督办效力，促进企业各部门协调合作，提高综合管理效能。
4 结语
办公室管理效能关系着铁路运输企业的整体工作质量，现今的形势决定了铁路运输企业的办公室管理不得不进行改革，在改革的过程中应该积极创新、增强责任感、健全管理制度、使用现代化技术手段，采取有效的措施可以提高工作效率。
参考文献
[1] 王轶.新形势下铁路运输企业办公室管理效能研究[D].西南交通大学，2016.
[2] 任丽霞.新形势下铁路运输企业成本管理分析[J].经营管理者，2015（3）：229-230.
[3] 荣辉.关于新形势下铁路非运输企业资金风险管理的探讨[J].科技视界，2015（16）：231，256.
[4] 冯彩霞.对新形势下铁路运输企业资产质量管理的思考[J].经济师，2013（6）：251-252.
[5] 王颢.新形势下加强铁路运输企业运输收入预算管理的思考[J].铁道经济研究，2016（1）：39-42.endprint
